La mano negligente empobrece; mas la mano de los diligentes enriquece
(Proverbios 10:4)...
El tiempo es
un gran tesoro. Desgraciadamente es limitado y por ello,
debemos aprender a gestionarlo de manera adecuada.
A lo largo de
nuestra vida, vamos aprendiendo estrategias que nos ayudan a gestionar nuestro
tiempo, pero ¿éstas son eficaces? si la respuesta es “no”, podemos aprender a mejorar
nuestro sistema con unas sencillas reglas:
Fijación
de objetivos:
Esta es la
base para una buena gestión del tiempo. Sin saber qué es lo que hay que hacer,
es muy difícil hacer algo. Tómate el tiempo necesario para analizarlos, y ver
qué es lo que tienes que hacer, para cuándo tienes que hacerlo, y qué pasos son
los necesarios para alcanzar el objetivo.
Establecer
prioridades:
Ni todas las
actividades son urgentes, ni todas las actividades son importantes, por lo que
priorizar se convierte en un aspecto clave de la gestión del tiempo.
Si asumimos
que todas las tareas son igual de importantes y urgentes, derrocharemos
mucho tiempo en tareas auxiliares, por lo que corremos el peligro de
que lo verdaderamente importante se quede sin hacer. Puedes ordenar las tareas
según la siguiente clasificación:
Importante
y urgente
Importante
y no urgente
No
importante y urgente
No
importante y no urgente
1. Importante y urgente: Son tareas centrales de las
que dependen otros, y que si no se realizan en ese momento, no se puede
avanzar. Por tanto, son los temas que hay que abordar de manera prioritaria.
2. Importante y no urgente: Son aquellas tareas que
son la base para otras, pero que no están sometidas a presión temporal, por lo
que podemos planificar su desarrollo de manera flexible.
3. No importante y urgente: Son las actividades auxiliares y
las interrupciones que están presentes en las tareas, llevan mucho
tiempo pero son poco relevantes para la consecución de los objetivos. Si
nos es posible, delegaremos estas tareas a otros, si no tenemos esta
posibilidad, las incluiremos en nuestra planificación en los “tiempos muertos”,
es decir, en aquellos momentos en que las tareas prioritarias estén resueltas o
no se pueda avanzar en ellas
4. No importante y no urgente: Son las tareas de ocio y de
entretenimiento. Las podemos incluir en nuestra planificación como tareas de
transición, es decir, tareas que podemos utilizar para pasar de una actividad a
otra; y nos ayudarán a relajarnos. También las podemos utilizar como tareas de
recompensa, esto es, incluirlas después de realizar todas las actividades
diarias como recompensa por haber cumplido el objetivo diario.
Eliminar las interrupciones y las distracciones
En muchas
ocasiones nos tenemos que enfrentar a diferentes interrupciones cuando estamos
realizando una tarea, esto es inherente a la propia actividad. Ahora bien,
debemos evitar todas aquellas interrupciones que podamos. Las que no podamos
debemos aprender a gestionarlas.
1. Las llamadas telefónicas: Es
imprescindible filtrarlas y responder aquellas que sean estrictamente
necesarias, las demás podremos devolverlas cuando sea el momento adecuado. En
las que sean imprescindible contestar debemos ser breves y concisos para evitar
alejarnos del objeto de conversación.
2. Las reuniones y las citas imprevistas:
No siempre estas citas y reuniones son imprescindibles. Debemos valorar si
estas actividades son evitables, o se pueden posponer a otro momento más
oportuno.
3. Las distracciones: En muchas
ocasiones, nuestro lugar de trabajo está plagado de distracciones y hacen que
sea más fácil alejarse de los objetivos. Es necesario eliminar ruidos, objetos
innecesarios en la mesa de trabajo, trabajar con luz natural siempre que sea
posible y evitar trabajar en sitios de paso donde cualquier cosa o persona
puede llamar nuestra atención.
Poner
tus objetivos por escrito
Una vez que
tengas los objetivos concretados y categorizados por prioridades, escríbelos en
un papel, así evitarás que alguno se olvide. Una vez que vayas finalizando los
objetivos, táchalos o subráyalos, esta tarea es muy motivadora, te
ayudará a ver de forma más gráfica como vas con la consecución de los mismos.
Aprende
a decir NO
Algunas veces
nos vemos desbordados por las demandas de los demás, por lo que en más de una
ocasión deberemos decir “no”. Esto no es una cuestión de egoísmo, sino
de saber establecer la importancia de las cosas. Si enseñas a los demás que
no estás disponible en cualquier momento, aprenderán a respetar tus tiempos.
Concéntrate
en una tarea únicamente y dedícale todo tu tiempo
¿Cuántas
veces estamos haciendo algo pero en realidad estamos pensando en otras cosas a
la vez? En lo que nos queda por hacer, en lo que aun no hemos hecho, en que si
nos dará tiempo a hacerlo todo, etc.
Invierte el
tiempo únicamente en la tarea que estés haciendo, sacarás más provecho al mismo
y no te preocuparás por lo que queda por hacer. Enfócate sólo en lo que tienes
que hacer en ese momento.
No
dejes la tarea, hasta que la hayas finalizado
Cuando
dejamos una tarea a medias y la retomamos, el tiempo que invertimos en llegar
al nivel en el que estábamos antes del abandono es muy extenso, por lo que
perdemos un precioso tiempo en lo que podíamos llamar “calentar motores”.
Si necesitas
descansar, haz una tarea de transición de poco tiempo, te ayudará a
relajarte y evitará que abandones la tarea de forma definitiva.
No
pospongas las tareas
Todos
posponemos, o tendemos a posponer aquellas tareas que nos parecen más pesadas o
más difíciles. Lo peligroso de esta tendencia es que se convierta en un
continuo a la hora de enfrentarse a las tareas. Si crees que este es tu caso,
analiza las causas. Las más comunes son las siguientes:
La tarea
parece desagradable, la tarea parece muy complicada, miedo a fracasar en la
tarea, creencia de que no se tienen las suficientes habilidades para
realizarlas. Una vez analizada la causa de esto, verifica si tienes argumentos
fundamentados que justifiquen este pensamiento. Si tu respuesta es “no”, tu
justificación no es nada más que una excusa para no hacer la tarea, por lo que
es imprescindible que te pongas a ello.
Si crees que
tus justificaciones son realistas, los siguientes consejos te ayudarán a
realizar las actividades:
1. La tarea parece desagradable: después de hacer una tarea
desagradable, concédete una tarea de recompensa, realiza una actividad que
contrarreste tu estado de humor negativo.
2. La tarea parece muy complicada: Divide la tarea
general en pequeñas etapas, te será más manejable.
3. Miedo a fracasar: el fracaso es
inherente a la tarea. Lo que es claro, es que si no lo intentamos, el fracaso
es el resultado que conseguiremos. Podemos hacer tareas correctamente, aunque
no sean perfectas, y eso ya es un éxito.
4. No se tienen las suficientes habilidades para
realizarlas: si crees que no tienes estas habilidades, pide ayuda a alguien
que pueda tenerlas y que te pueda “echar una mano”, y recíclate en aquellos
conocimientos que tengas obsoletos.
Sara Montejano
Artículo compartido por:
VIDA EMPRESARIAL
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un equipo de LBNMultisede
Barquisimeto - Venezuela
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